Empresas y administraciones se encuentran en un contexto de cambios normativos y tecnológicos. La ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (conocida como Ley antifraude) y la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (la Ley crea y crece) suponen una etapa más de este camino.
RONALD LOZANO. Product Legal Manager en Sage
Esta última normativa ha generado mucha confusión y está siendo concebida como el texto legal que obligará a las empresas a generar facturas electrónicas y comunicarlas a los clientes y a la Administración. Una concepción simple y, además, errónea. Veamos, pues, cómo podemos analizar el impacto de esta ley en nuestras empresas.
CONTROL DE TRAZABILIDAD, INTEGRIDAD E INALTERABILIDAD DE LAS FACTURAS
Este reglamento establece los requisitos de los sistemas informáticos que se utilizan en la gestión de la empresa i obliga a que todas las empresas y autónomos cuenten con uno de ellos y a utilizarlo en sus procesos de gestión, especialmente en el de facturación. La fecha máxima para su establecimiento es el 1 de julio de 2025.
Pero ¿cuáles son esos requisitos? Básicamente, se deben establecer unos controles que garanticen la trazabilidad, integridad e inalterabilidad de las facturas y de sus registros. Se deberá realizar mediante el cálculo de una huella identificativa de los datos de registro de las facturas que, a su vez, formará parte del contenido del siguiente registro. Las facturas que se entreguen a los clientes deberán tener un código QR (reflejo de esta información) que permita su seguimiento, ya sea impresa, digital en PDF o electrónica. Además, los softwares de facturación deberán estar preparados para transmitir esta información de los registros a la Agencia Tributaria, ya sea en tiempo real (lo que se conoce como sistema verificable de facturas) o a petición de la propia Hacienda. En este último caso, se establecen unos requisitos adicionales que garanticen esa integridad de la información.
Las empresas deberán utilizar este software para crear sus facturas siempre que el destinatario sea otra empresa o un trabajador autónomo
¿QUÉ ES EXACTAMENTE UNA FACTURA ELECTRÓNICA?
En segundo lugar, tenemos el Reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022, que establece la obligatoriedad de la factura electrónica en la relación comercial entre empresas y autónomos. Una factura electrónica es aquella que tiene un formato estructurado (puede ser leído por una máquina siempre de la misma manera), válido (sigue uno de los formatos establecidos por la normativa) y que se comunica electrónicamente mediante el sistema nacional de comunicación de facturas electrónicas a través de la plataforma pública y plataformas privadas.
Esto implica que un porcentaje muy alto de las empresas no sepa con exactitud cuánto dinero le debe el cliente X, ni a qué importe ascienden las facturas de pago superiores a 30 días
Esta nueva normativa sobre facturas electrónicas pretende reducir la morosidad administrativa, eliminando la dilatación de los pagos por motivos de gestión. Esto hará que las empresas deban comunicar la aceptación o rechazo de las facturas electrónicas que reciban y el momento concreto en el que se ha procedido a su pago.
¿CÓMO ME AFECTAN ESTOS CAMIBOS NORMATIVOS?
Si nos tomamos la literalidad de ambas normas, parece que el tema se resuelve adquiriendo (y utilizando) un software de facturación homologado. Las empresas deberán utilizar este software para crear sus facturas siempre que el destinatario sea otra empresa o un trabajador autónomo; al mismo tiempo, las empresas recibirán facturas electrónicas y deberán comunicar al proveedor su aceptación o rechazo. Finalmente, cuando se haya pagado la totalidad de la factura, se deberá comunicar a la AEAT.
Parece –y debería ser– sencillo. No obstante, la experiencia nos recuerda que los procesos de facturación y de gestión de cobros y pagos no están maduros en una inmensa mayoría de empresas. Ahí es donde realmente radica el impacto en nuestra organización.
Partiendo de un autodiagnóstico, deberemos trabajar la revisión de nuestra organización y afrontar el reto tecnológico de forma paralela
Me explico. Empecemos por algo tan simple como el hecho de no poder modificar ni eliminar facturas. Muchos de nosotros tenemos sistemas para facturar que nos permiten corregir una factura con cierta facilidad, obviando el uso de las facturas rectificativas. Seguro que se nos ocurren muchas situaciones en las que cambiamos facturas, rompemos tiques y los volvemos a emitir. Si entramos en el terreno de las fechas y los números, encontramos prácticas bastante habituales como las de realizar facturas con fechas futuras e incluirlas en una remesa bancaria del día.
Estas situaciones vienen derivadas de un desconocimiento del reglamento de facturación o, simplemente, porque la comodidad nos llevó a adquirir malos hábitos que, además, se contagian entre las personas que facturan cuando esta situación se combina con la anterior.
Si nos vamos al ámbito del control de cobros y pagos, en el mejor de los casos, hemos minimizado el problema optando por la domiciliación bancaria. Sin embargo, este proceso se limita a comprobar en las cuentas bancarias si los números encajan. Esto implica que un porcentaje muy alto de las empresas no sepa con exactitud cuánto dinero le debe el cliente X, ni a qué importe ascienden las facturas de pago superiores a 30 días. En el mejor de los casos, se requiere de una dedicación exclusiva de unas horas para conseguir una respuesta aproximada a estas preguntas, cuando la información debería ser inmediata. En el ámbito de pagos, siento decir que, habitualmente, la situación no es mucho mejor.
EMPECEMOS POR UN AUTODIAGNÓSTICO
El primer paso por dar para adaptarse a los nuevos requisitos normativos es conocer en qué grado se encuentra nuestra cultura organizativa. Partiendo de un autodiagnóstico, deberemos trabajar la revisión de nuestra organización y afrontar el reto tecnológico de forma paralela.
Por un lado, empezaríamos por determinar si las soluciones de facturación de la empresa cubren las necesidades legales. También debemos preguntarnos sobre las capacidades de integración con otras soluciones y las capacidades de comunicación electrónica que tiene.
Por otro lado, debemos recabar información de los circuitos internos de facturación: tipología de facturación, personas que facturan, tipos de clientes, conocimiento del reglamento de facturación, etc.
Se trataría, pues, de crear una checklist en la que convertimos todos estos aspectos a analizar en preguntas y un rango de valores que permita identificar su estado y prever acciones correctivas. Este análisis nos ayudará a establecer el punto de partida en el que se encuentra la compañía y a determinar dónde poner el foco, estableciendo un calendario para cada una de las acciones correctivas.
No debemos caer en la tentación de realizar esto solos; será necesario contar con asesoramiento fiscal y tecnológico de confianza. Es una oportunidad para dedicarle tiempo a estudiar nuestra empresa, y esta es la mejor estrategia para crecer como compañía y avanzar en nuestra digitalización real, transformando una obligación legal en una oportunidad para adquirir una ventaja competitiva en mi sector.
