Les empreses necessiten generar bona imatge i comunicar-se de forma adequada diferenciant-se de la competència, però, en poques ocasions es pensa en el protocol i l’organització d’esdeveniments com una eina fonamental per a això, ja que s’associen, en canvi, a aspectes lúdics, desaprofitant un potencial comunicatiu de primera línia.
JULIO M. PANIZO. Director de comunicació i professor de la UPF, la UNED i la UVic-UCC.
El protocol i els esdeveniments són dues eines de comunicació de primer nivell amb unes característiques que les fan completament diferents a totes les altres accions. Així:
• Són accions excepcionals. No ocorren tots els dies, sinó com a conseqüència d’una necessitat comunicativa particular. Precisament aquest caràcter excepcional fa que siguin molt més atractives per als destinatari i que es presti molta més atenció als missatges.
• Són comunicació en viu. Tots els missatges es transmeten en directe als destinataris, fet que permet utilitzar qualsevol recurs disponible perquè l’intel·lecte i les emocions vagin en la mateixa direcció i reforcin el sentit dels missatges a transmetre. L’esdeveniment ha d’esdevenir una experiència.
• Tot el que conforma un esdeveniment comunica alguna cosa i s’ha de planificar pensant en els missatges que es volen donar des de la decoració, el lloc on es fa l’acte, el que allà hi passa, la música, el càtering, les sensacions que es generen, etc.
• El públic destinatari està expectant i acudeix al nostre acte de manera voluntària -se li presenta alguna cosa interessant que vol conèixer- i durant el temps que dura l’esdeveniment està receptiu a tots els nostres missatges -no cal destacar enfront de la competència-.
• Permeten personalitzar al màxim l’acte perquè tot el que hi passi s’adapti al perfil de públic al qual ens dirigim i aconseguim així una efectivitat molt més gran que amb accions de comunicació més generalitzades i amb públics molt heterogenis.
• Generen una gran repercussió, tant a nivell intern com extern.
El protocol i els esdeveniments són eines fonamentals per gestionar la comunicació i la imatge de les empreses sempre que la seva gestió estigui en mans de professionals que coneguin tots els recursos i possibilitats que tenen i sàpiguen adaptar-los a les necessitats comunicatives de l’organització.
